Quand réserver les prestataires pour son Arbre de Noël ?

Qu'il se déroule en famille, entre amis ou entre collègues, l'arbre de Noël constitue toujours un moment festif que l'on partage dans la joie et la bonne humeur. Il est réussi lorsqu'il est bien organisé.

S'y prendre le plus tôt possible pour organiser son arbre de Noël

Quel que soit le programme à l'affiche, l'arbre de Noël requiert un minimum d'organisation. Effectivement, il comprend en principe un spectacle, un cocktail pour les grands, un goûter pour les petits, des animations diverses et la distribution de jouets par le père-Noël.

Tout ceci se déroule dans une salle adaptée. Cette dernière doit être choisie en fonction du nombre de convives. Il peut s'agir d'une salle de théâtre, d'une salle des fêtes, d'une cantine, d'un gymnase ou de tout autre type d'espace qui peut accueillir ce genre d'événement. Elle peut être munie ou non d'une scène suivant les spectacles qui s'y tiendront.

La réservation de la salle doit avoir lieu le plus tôt possible puisque l'arbre de Noël a lieu entre la fin du mois de novembre jusqu'à la veille de Noël, donc les demandes - très nombreuses - sont concentrées sur une courte période. Le mieux serait donc de réserver dès le premier trimestre de l'année.

S'il s'agit d'un arbre de Noël réunissant beaucoup d'invités, il faut réserver près d'un an à l'avance car les salles offrant une jauge importante ne sont pas très nombreuses. Pour un arbre de Noël de moindre ampleur, qui peut se tenir dans des salles diverses, la réservation peut se faire jusqu'à la fin du mois de juin. Les locaux de l'entreprise peuvent aussi faire office de salle, à condition qu'ils puissent accueillir toutes les personnes concernées. L'avantage, dans ce cas, c'est de ne pas avoir à réserver une salle à l'extérieur et de réduire le budget général consacré à cet événement.

L'organisation de l'arbre de Noël de A à Z

Si vraiment l'effectif des convives ne dépasse pas les 50 pour un arbre de Noël, il est tout à fait possible d'organiser un spectacle sauf si vous préférez centrer la demi-journée sur des animations et ateliers en tout genre, comme la sculpture sur ballons ou le maquillage, la magie ou encore le clown.

Les enfants et les grands peuvent ainsi passer d'un artiste à un autre tout au long de l'après-midi. Dans ce cas, deux ou trois professionnels sont amplement suffisants pour assurer l'ambiance. Il est possible d'ajouter un technicien son, qui s'occupera de diffuser de la musique sauf si une personne de l'entreprise se charge de cette tâche.

Dans le cas où le nombre de spectateurs dépasse les 400, il est préférable de confier l'organisation de l'arbre de Noël à un prestataire professionnel et expérimenté dans les gros événements. Il se chargera de trouver et de réserver la salle, de chercher un bon traiteur et de vous faire des propositions de spectacles et d'animations adaptés à l'âge et au nombre d'enfants présents.

Même en faisant appel à un tel prestataire, il est important de s'y prendre plusieurs mois avant de sorte que vous puissiez réserver les meilleures prestations. En organisant ce genre d'événement, il ne faut pas non plus oublier la question de l'achat des jouets qui seront distribués aux enfants, de la décoration et de la logistique en général.